1. Kto odpowiada za dane
Projekt informacji dotyczy danych przetwarzanych w związku z praktyką Anny Dietrich, ul. Wyspiańskiego 5/1, Koszalin. Kontakt w sprawach danych: kontakt@annadietrich.pl lub 509 825 157.
Do potwierdzenia przed publikacją: pełna tożsamość i adres administratora zgodne z organizacją świadczeń, dane działalności oraz informacja o inspektorze ochrony danych, jeżeli go wyznaczono. Obecny tekst nie zastępuje kompletnej klauzuli przekazywanej pacjentowi przy zbieraniu danych.
2. Cele, dane i podstawy
- Organizacja wizyty: dane identyfikacyjne, kontaktowe i informacje o terminie potrzebne do rezerwacji oraz kontaktu organizacyjnego — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w odpowiednim zakresie także obowiązki prawne praktyki.
- Świadczenia i dokumentacja medyczna: dane identyfikacyjne oraz dane o zdrowiu potrzebne do opieki, badania, terapii i dokumentacji — art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z właściwymi przepisami dotyczącymi działalności leczniczej i praw pacjenta.
- Rozliczenia: dane potrzebne do wystawienia i przechowywania dokumentów księgowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Korespondencja i bezpieczeństwo: dane niezbędne do odpowiedzi na wiadomość oraz ochrony systemów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach prawnie uzasadnionego interesu obsługi kontaktu i zapewnienia bezpieczeństwa.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: dane niezbędne dla konkretnej sprawy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy niezbędne są dane o zdrowiu, art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
Zgoda na terapię nie jest tym samym co zgoda na przetwarzanie danych. Danych wymaganych do świadczeń i dokumentacji nie przetwarza się wyłącznie na podstawie ogólnej zgody marketingowej.
Podanie danych wymaganych prawem jest konieczne do prawidłowego prowadzenia dokumentacji. Brak informacji niezbędnych do umówienia lub udzielenia świadczenia może uniemożliwić jego realizację. Dodatkowe, niewymagane informacje należy ograniczać do potrzeb danej sprawy.
3. Narzędzia i odbiorcy
Według informacji gabinetu wykorzystywane są poniższe narzędzia. Zakres dostępu zależy od używanych funkcji oraz zawartych umów.
- ZnanyLekarz — rezerwacja wizyt, kalendarz i kontakt organizacyjny. Serwis może występować jako odrębny administrator danych konta i aktywności pacjenta, a w określonych usługach dla gabinetu jako podmiot przetwarzający. Szczegóły wymagają sprawdzenia aktualnej umowy gabinetu oraz informacji udostępnianych przez serwis.
- fizjorejestracja.pl — narzędzie wskazane przez gabinet. Przed przyjęciem klauzuli należy potwierdzić używane funkcje, kategorie wprowadzanych danych, operatora oraz zakres powierzenia; nie zakładamy automatycznie, że trafia tam cała dokumentacja medyczna.
- Fakturownia — wystawianie i obsługa faktur. Dane odbiorcy faktury mogą być przetwarzane w imieniu gabinetu na zasadach powierzenia. Rola dostawcy wobec właściciela konta może być odrębna. Na fakturze i w polach opisowych nie należy zamieszczać zbędnej historii zdrowia.
Dostęp mogą otrzymać także upoważnione osoby, dostawcy hostingu i poczty, obsługa księgowa oraz inne podmioty, jeśli jest to potrzebne i istnieje odpowiednia podstawa. Dokumentacja medyczna jest udostępniana wyłącznie odbiorcom uprawnionym. Organy publiczne mogą otrzymywać dane na podstawie przepisów.
Do uzupełnienia: rzeczywista lista dostawców i operatorów, ich role, umowy powierzenia, podwykonawcy i lokalizacja przetwarzania. W przypadku przekazywania danych poza EOG klauzula musi wskazywać właściwą podstawę transferu oraz sposób uzyskania informacji o zabezpieczeniach. Nie potwierdzono, że wszystkie dane pozostają w EOG.
4. Jak długo dane są przechowywane
Dokumentacja medyczna jest co do zasady przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu, z wyjątkami wynikającymi z przepisów. Przykładowo dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia podlega okresowi 22 lat. Dla poszczególnych kategorii należy stosować właściwy ustawowy termin.
Dokumenty księgowe przechowuje się przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Dane rezerwacji oraz korespondencję — przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie w zakresie niezbędnym do obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń. Nie oznacza to automatycznie przechowywania całej korespondencji tak długo jak dokumentacji medycznej.
Przed przyjęciem należy dopisać konkretne terminy lub precyzyjne kryteria dla danych rezerwacyjnych, SMS-ów, korespondencji, logów i kopii zapasowych, zgodne z faktycznymi ustawieniami narzędzi i polityką retencji gabinetu.
5. Twoje prawa
W granicach określonych przez RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a w odpowiednich przypadkach także usunięcia, przenoszenia danych i sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody, można ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Usunięcie danych nie jest możliwe w każdym przypadku — w szczególności obowiązek zachowania dokumentacji medycznej może wymagać dalszego przechowywania. Prawo do kopii danych i dostęp do dokumentacji medycznej mają odrębne podstawy, które należy uwzględnić przy realizacji wniosku.
Wniosek można przekazać na adres kontaktowy administratora. W celu ochrony danych może być konieczne potwierdzenie tożsamości. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
6. Strona, pliki cookies i linki
Ten podgląd strony nie zawiera formularza zbierającego dane zdrowotne, analityki Google, piksela Meta ani osadzonych map, filmów i widgetu ZnanyLekarz. Nie zapisuje własnych cookies ani danych w pamięci przeglądarki. Zdjęcia, grafiki i style są ładowane lokalnie z serwera strony.
Serwer może przetwarzać dane techniczne połączenia, takie jak adres IP, adres żądanego pliku, czas żądania i informacje o przeglądarce. Po umieszczeniu strony na LH należy potwierdzić zakres logów, ich retencję i rolę dostawcy hostingu.
Po przejściu do ZnanyLekarz, Google Maps, Facebooka lub Instagrama korzystasz z zewnętrznej usługi i jej zasad prywatności. Przycisk telefonu uruchamia obsługę połączenia na Twoim urządzeniu; samo naciśnięcie nie przesyła formularza do gabinetu.
Strona w tej wersji nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji ani nie profiluje odwiedzających. Przed dodaniem reklamowych narzędzi pomiarowych trzeba osobno ustalić dopuszczalny zakres danych, wdrożyć właściwe zarządzanie zgodami i zaktualizować informację. Nie należy przesyłać platformom reklamowym informacji o zdrowiu pacjentów.
7. Skąd pochodzą dane
Dane są przekazywane bezpośrednio przez pacjenta lub jego uprawnionego przedstawiciela, a w przypadku rezerwacji internetowej — także za pośrednictwem systemu rezerwacji. Informacje mogą pochodzić z dokumentacji udostępnionej zgodnie z prawem przez uprawnione osoby lub podmioty.
Dokładny zakres informacji i obowiązków z art. 13 lub 14 RODO zależy od sposobu pozyskania danych. Informację należy udostępniać we właściwym momencie przy rezerwacji, przyjęciu i innych kanałach kontaktu; samo umieszczenie jej w stopce strony nie wyczerpuje wszystkich obowiązków.